La "Gestione Assistenza" è un modulo del Software Gestionale Arca Professional, pensato per tutte le aziende che eseguono servizi di assistenza /manutenzione tecnica e/o devono gestire la problematica delle garanzie sulle macchine.
Gestione Matricole: all'acquisto sarà possibile caricare tutte le matricole ricevute, gestendo anche la garanzia sulle macchine.
Potrete re-immatricolare le macchine con un codice interno o utilizzare il serial number del fornitore.
La Gestione Matricole può essere richiamata al momento dell’acquisto, della preparazione della merce (pre-ddt o lista di prelievo), oppure direttamente dal documento di vendita, con possibilità di stampare le relative etichette.
Quando una macchina viene venduta, il programma memorizza nella relativa scheda tutti i riferimenti relativi a cliente, numero e data del documento di vendita, scadenza della garanzia, tecnico che ha eseguito l'installazione e commerciale di riferimento.
Nella scheda di una macchina /matricola, oltre ai dati descritti, è possibile memorizzare:
:: una matricola aggiuntiva (tipo codice IMEI);
:: l'eventuale dismissione;
:: se è un bene usato o comunque da utilizzare come "muletto" in prestito d’uso;
:: se è previsto un addebito a lettura (esempio il nr. fotocopie eseguite per chi noleggia fotocopiatori);
:: le date dei prossimi interventi fiscali e/o programmati.
La Gestione Contratti permette di definire le modalità di applicazione dei servizi legati all’assistenza:
:: addebito dei materiali;
:: addebito della manodopera;
:: addebito di un diritto fisso di chiamata;
:: addebito delle spese di trasferta;
:: addebito delle spese pasto;
:: addebito delle spese di pernottamento;
:: il listino da applicare ai ricambi;
:: le regole per il calcolo di sconti e provvigioni;
:: la previsione di interventi fiscali e/o programmati.
La Gestione Attività: è il cuore della procedura e vengono inserite tutte le richieste di assistenza e gli interventi eseguiti.
La registrazione di un'attività prevede l'eventuale stampa di una scheda di intervento, personalizzabile per tipologia.
La gestione attività permette di gestire e memorizzare anche i riferimenti a eventuali DDT di c/visione, c/riparazione, reso riparato, ecc.
La procedura è in grado di prendere in carico richieste di intervento eseguite da clienti non in anagrafica e su macchine non in archivio matricole.
La maschera di inserimento degli interventi eseguiti propone tutti i dati generati dal contratto di assistenza e dall’eventuale garanzia della macchina.
E’ sempre possibile intervenire sui dati proposti, forzandoli manualmente.
L’inserimento della chiamata prevede inoltre la possibilità di evidenziare i riferimenti a un'eventuale fattura immediata rilasciata dal tecnico con modulario a mano, oppure a una scheda tecnica o rapportino di intervento.
Nel caso la chiusura dell’intervento preveda la riconsegna del bene, è possibile generare direttamente il DDT di reso o la Fattura.
Le tabelle principali della Gestione Assistenza:
:: tipi chiamata, per individuare se l'intervento è interno, esterno, fiscale, programmato;
:: stato chiamata: aperta, sospesa, chiusa, ecc.;
:: anagrafica dei tecnici, contenente i dati anagrafici del tecnico e se è dipendente o fornitore esterno;
:: anagrafica degli automezzi, che permette di gestire i magazzini per vettura e l’eventuale tecnico a cui normalmente viene assegnata.
Ulteriori Caratteristiche:
:: gestione dei giorni / orari di apertura e dei periodi di ferie dei clienti, per tutte le sedi;
:: personalizzazione degli addebiti trasferta: forfetario per zona, in base ai Km o al tempo di percorrenza, per tutte le sedi;
:: gestione differenziata delle garanzie dal fornitore e delle garanzie al cliente;
:: gestione contratti di assistenza e adeguamento automatico in base all’ISTAT;
:: generazione automatica dei documenti-contratto e dei documenti-interventi da fatturare;
:: stampe di anagrafiche e tabelle personalizzabili;
:: stampe, elaborazioni e statistiche sulle chiamate personalizzabili.
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